Digitaliseer uw bedrijfsprocessen met slimme software oplossingen

1. Marktcontext & doelstellingen

De klant is een exporteur van industriële componenten met productie in Brabant en assemblage in Tsjechië, Mexico en Singapore. Door CBAM, UKCA en Mercosur-deals werd rules-of-origin rapportage een board-level onderwerp: 41% van de marge hing af van correcte preferentiële tarieven. Legacy-processen draaiden op spreadsheets per douanejurist, met zeven SharePoint-bibliotheken voor certificaten. Sevensa kreeg drie targets: 1) 60% kortere doorlooptijd per certificaat, 2) realtime inzicht in risico’s (red flags) zodat audits binnen 48 uur konden worden beantwoord, en 3) volledige integratie met ERP (Infor LN) plus documentmanagement.

Tijdens de gezamenlijke kickoff namen we een portfolio-benadering. PSRA moest niet alleen rules-of-origin berekenen, maar ook trade compliance workflows orkestreren (DSU’s, suppliers’ declarations, NAFTA/UK forms). Een maturity-scan toonde dat de organisatie al sterke procesdiscipline kende in planning en finance, maar dat compliance tooling versnipperd was over drie regio’s. Dat gaf ruimte voor een centraal model met tenant-achtige configuraties: één core, maar met regionale logica (HS-code mappings, valuta, cutoff-times). Het stelde ons ook in staat om shared telemetry naar de Sevensa observability stack te sturen, iets dat later cruciaal was voor uptime-rapportage richting het board.

Belangrijk was dat het project expliciet gekoppeld werd aan zichtbare businesswaarde. De CFO koppelde incentives aan uitgespaarde invoerrechten en boetes, terwijl operations het doel stelde om 12 fte terug te winnen richting analyse en supplier enablement. Dit kader zorgde ervoor dat elk backlog-item een meetpunt kreeg (lead time, herwerk, audit-ready status). Die discipline maakte het eenvoudiger om beslissingen te nemen over data-acquisitie, AI-ondersteuning en UI-ontwerp zodra we de discovery fase in gingen.

2. Discovery & compliance-analyse

De discovery fase bestond uit 25 interviews met compliance officers, regionale planners en externe douane-adviseurs. We brachten de keten in kaart: supplier affidavits → bill of materials → HS-classificatie → rules-of-origin berekening → certificaatgeneratie → archivering. Belangrijkste pijnpunt: 38% van alle dossiers had incomplete gegevens (componentherkomst, productiewaarden). Dit leidde tot manuele e-mailthreads en 4,2 dagen vertraging. Door deze frictie te kwantificeren konden we prioriteit geven aan supplier onboarding en auto-reminders binnen PSRA.

Parallel analyseerden we de juridische kaders (EU-Japan EPA, EU-Singapore, UK TCA). Voor elke overeenkomst documenteerden we product-specific rules en fallback-scenario’s (bijvoorbeeld “maximaal 40% non-originating material” versus “Change in Tariff Heading”). Deze regels werden vertaald naar PSRA’s rule engine in Prisma + PostgreSQL. We voegden explainability tags toe zodat juristen exact zagen welke artikelen en thresholds gebruikt werden per besluit.

De discovery resulteerde in drie guardrails: 1) elke berekening moest reproduceerbaar zijn (audit trail met input datasets, rule versie, gebruiker), 2) AI-ondersteuning mocht suggesties doen maar nooit automatisch certificaten vrijgeven, en 3) alle documenten moesten eIDAS en ETSI-kwalificaties volgen zodat ondertekeningen in de EU rechtsgeldig bleven. Deze guardrails beïnvloedden direct de architectuurkeuzes voor data lineage, signing en monitoring.

3. Data foundation & integraties

Voor de datafoundation bouwden we een dedicated ingestion-layer. Infor LN leverde BOM’s en orderdata via OData, terwijl suppliers hun oorsprongsverklaringen uploaden via PSRA-portals of SFTP. Alle ruwe data landde in PostgreSQL schemas met versioning. Met Prisma’s schema history konden we lineage tot op recordniveau bewaken. We verrijkten HS-codes met TARIC updates (via de Sevensa TARIC microservice) zodat rules-of-origin automatisch hun meest recente drempelwaarden ontvingen.

Een kritische stap was dat we supplier declarations digitaliseerden. In plaats van PDF’s te mailen, kregen leveranciers een beveiligd formulier met Keycloak-authenticatie en WebAuthn. Ingevoerde waarden (component oorsprong, ex-works price) werden gevalideerd tegen historische ranges. 71% van de fouten die eerder bij compliance terechtkwamen, werden zo upstream onderschept. Voor suppliers zonder digitale toegang bleven we een fallback SFTP-pad aanbieden, maar PSRA herkende automatisch inconsistenties en flagde ze voor review.

We integreerden ook document storage met onze OpenBao + MinIO cluster. Elk certificaat, affidavit en auditrapport kreeg een hash in OpenBao, waardoor we een immutable log konden opvragen tijdens audits. Monitoring hooks stuurden events naar Grafana en Loki: elke keer dat een certificaat werd gegenereerd of herroepen, ontstond er een event met tenant, HS-code, rule-type en SLA-status. Dat gaf near-real-time zicht op workload en risico’s.

Om AI-functies te voeden, bouwden we een feature store waarin historische berekeningen, supplier betrouwbaarheid en compliance-notities gecentraliseerd werden. Hieruit konden we explainable aanbevelingen genereren (bijvoorbeeld “70% kans dat rule 4.2(b) geldig is op basis van vergelijkbare dossiers”). Alle modellen draaiden binnen Sevensa’s AI Suite en exposeerden enkel scores + referenties; ruwe supplier data verliet nooit het cluster.

4. Delivery-aanpak & sprints

De implementatie verliep in vier sprints van ieder drie weken. Sprint 1 bouwde foundation services (Keycloak realms, Traefik routes, ConfigMaps, observability dashboards). Sprint 2 focuste op data-ingest en rule engine; we implementeerden 186 rules en schreven migraties voor 2,1 miljoen historische transacties. Sprint 3 leverde de volledige cert-gen UI plus eIDAS signing; Sprint 4 was bestemd voor UAT, perf-tests en change management. Elke sprint sloot af met een release-criteria document waarin we uptime, security en data-integriteit aantoonbaar maakten.

We gebruikten GitOps via ArgoCD zodat elke wijziging aan PSRA’s ConfigMaps automatisch naar de sevensa namespace rolde. Secrets bleven in OpenBao en werden via sealed-secrets gedeployed. Daardoor konden we moeiteloos environments klonen (development, regression, production) zonder credentials te delen. Het team draaide dagelijks stand-ups met compliance leads; blockers (bijvoorbeeld laat aangeleverde BOM’s) werden zo binnen 24 uur opgelost.

Performance testing was essentieel. Met k6 simuleerden we pieken van 5.000 certificaten per uur (dubbel de huidige belasting). PostgreSQL partitionering en read replicas zorgden ervoor dat queries onder 120 ms bleven. We voegden automatische scaling rules toe voor de PSRA API pods zodat latentie onder 200 ms bleef, zelfs wanneer AI-scoringsjobs draaiden.

Tijdens de dress rehearsal draaiden we 320 dossiers door de nieuwe keten. Resultaat: 97% kon automatisch worden verwerkt, drie dossiers vereisten manuele override vanwege ontbrekende supplier verklaringen. Dat gaf vertrouwen om live te gaan: we activeerden Traefik-routes voor psra.nl, draaiden Let’s Encrypt-certificaten via onze clusterissuer en bevestigden via `curl -I https://psra.nl` de nieuwe content. Binnen 30 minuten konden key gebruikers inloggen en hun eerste certificaten genereren.

5. AI, explainability & alerts

PSRA gebruikt AI uitsluitend als copiloot. De Rule Advisor suggereert welke artikelen (bijvoorbeeld “CTH vs. RVC”) van toepassing zijn, gebaseerd op 18 maanden historie en TARIC-updates. Elke suggestie toont WHY (vergelijkbare HS-codes, supplier compliance score, margeverschil) en verwijst naar juridisch bronmateriaal. Gebruikers accepteren of verwerpen met één klik; hun feedback voedt het model opnieuw zodat explainability en accuracy verbeteren.

We implementeerden ook anomaly detection. Wanneer een supplier plotseling een ex-works waarde 40% lager opgeeft, triggert PSRA een observability-event én een WhatsApp/SMS alert richting het compliance-team. Alerts bevatten context (order, HS-code, risico) zodat men direct kan handelen. Dit reduceerde escalaties met 63% omdat issues upstream worden opgelost in plaats van vlak voor loading.

Voor audit readiness genereren we automatisch narrative rapporten. PSRA bundelt de berekening, gebruikte regels, input data en eIDAS-signatures in één dossier. Via het case study-dashboard kunnen juristen filteren op land, rule-type of uitzonderingen. Tijdens de eerste EU-audit konden we 52 dossiers binnen een uur opleveren, terwijl dit voorheen drie dagen kostte.

Alle AI services draaien binnen Sevensa’s AI Suite, geïsoleerd per tenant. Logging gaat naar Loki met privacy filters; PII wordt gehashd voordat het in observability-systemen terechtkomt. Daarmee voldoen we aan AVG en interne policies zonder innovatie te remmen.

6. Change management & enablement

Een tool alleen levert geen waarde zonder adoptie. We bouwden daarom een enablement-programma met drie lagen: e-learning voor basiskennis, deep-dive sessies per regio en een champions-netwerk. Champions kregen admin-rechten binnen PSRA, toegang tot metrics en een seintje zodra nieuwe rules live gingen. Zij vertaalden updates naar hun teams, waardoor change inertia verdween.

We integreerden PSRA in bestaande processen zoals supplier onboarding. Nieuwe leveranciers doorlopen nu automatisch een wizard waarin ze bewijzen uploaden, sample orders testen en hun compliance score ontvangen. Dit verkortte onboarding van 12 naar 5 dagen en maakt het programma schaalbaar voor nieuwe markten.

Ook financieel werd PSRA ingebed: zodra een certificaat is vrijgegeven, stuurt PSRA een event naar finance zodat de juiste tarieven in Infor LN verschijnen. Hierdoor zijn invoice discrepancies met 71% gedaald. Training en proceswijzigingen worden continu bewaakt via onze monitoring-stack; als teams structureel buiten SLA’s vallen, signaleert PSRA dit in het operations-dashboard.

7. KPI-resultaten

De belangrijkste KPI – doorlooptijd per certificaat – daalde van 6,4 naar 2,2 dagen (-65%). 54% van alle dossiers wordt volledig straight-through verwerkt, zonder menselijke interventie. Herwerk is met 48% gedaald omdat suppliers upstream-validatie doorlopen. Daarnaast realiseerde de klant €2,3 miljoen extra preferentiële tarieven door minder gemiste deadlines.

Audit-readiness steeg significant: alle dossiers zijn binnen 15 minuten opvraagbaar, inclusief explainable AI-redenatie en eIDAS-handtekening. Tijdens de eerste audit leverden we 100% van de gevraagde stukken binnen 48 uur; voorheen duurde dat een week. Het aantal compliance-incidenten (bijvoorbeeld ontbrekende handtekeningen) daalde met 72%.

Operationeel hebben we zeven fte vrijgespeeld die nu value-add analyses doen. Deze medewerkers monitoren exceptions, onderhouden suppliers en bouwen scenario’s voor nieuwe handelsovereenkomsten. De ROI is helder: de investering in PSRA was binnen negen maanden terugverdiend, mede dankzij lagere boeterisico’s en kortere cashcycles.

Vanuit IT-perspectief halen we 99,92% uptime; PSRA draait in hetzelfde Sevensa Kubernetes-cluster als de andere corporate sites en profiteert van Traefik, cert-manager, OTEL en Grafana. Prognoses tonen aan dat de infrastructuur zonder extra nodes kan opschalen tot 6.000 certificaten per dag.

8. Roadmap naar volgende releases

Nu de basis staat, verschuift de focus naar voorspellende scenario’s. We bouwen een Trade Intelligence-module die supply chain events (energieprijzen, sourcing wijzigingen) vertaalt naar rules-of-origin impact. Hiermee kan de klant proactief gesprekken voeren met suppliers over kostprijs en oorsprong.

Daarnaast integreren we PSRA met Customer Portals zodat sales realtime ziet of klanten kunnen profiteren van preferentiële tarieven. We koppelen de multi-step intake (zoals op sevensa.nl) direct aan PSRA, waardoor leads met rules-of-origin vragen meteen worden opgespoord en geprioriteerd.

Tot slot werken we aan een self-service audit center voor partners. Via tijdelijke access tokens kunnen auditors dossiers inzien, vragen stellen en direct feedback geven. Dit verlaagt de druk op compliance teams en maakt PSRA hét centrale zenuwstelsel voor oorsprong en trade governance.

Elke roadmap wave krijgt dezelfde governance als de initiële implementatie: business case, meetbare KPI’s, security review en observability-hooks. Zo blijft PSRA evolueren zonder verrassingen in productie. Zodra een feature klaar is in staging, draaien we opnieuw `kubectl apply --server-side` op de ConfigMaps en valideren we met smoke-tests en `curl -I` calls of de nieuwe content live staat.

1. Foundation & merkconsistentie

Zonder consistente basis wordt multi-tenancy een nachtmerrie. Start met een merkcanvas waarin fonts, kleuren, spacing en componentbibliotheken staan. In WPCS definieer je dit als globale variabelen zodat elke tenant dezelfde tokens erft. Voeg een changelog toe: zodra je een knop, header of CTA wijzigt, rolt dat gecontroleerd uit naar alle sites. Controleer daarna of Keycloak realms per tenant zijn aangemaakt, met standaardrollen voor content, dev en klant. Vergeet niet: elke realm moet MFA afdwingen en audit-logging naar Loki sturen.

Veel bureaus onderschatten media workflows. Richt een shared asset library in (bijvoorbeeld op MinIO) met tagging en expiratie. Zo borg je dat stockbeelden niet verlopen en dat designers exact weten welke variant op welke klant zit. Koppel de bibliotheek aan PSRA/WPCS observability zodat je ziet wie welke assets gebruikt en wanneer optimalisatie nodig is.

2. Automatisering & N8N stromen

N8N fungeert als lijm tussen WPCS, CRM en delivery teams. Bouw minimaal drie flows: (1) een go-live checklist die domeinrecords controleert (CAA, A, CNAME) en Let’s Encrypt status monitort; (2) een content pipeline waarbij redacteuren drafts inleveren en stakeholders per WhatsApp of e-mail approvals geven; en (3) een incident flow waarin uptime alerts automatisch teams pingen en tickets aanmaken. Documenteer elke flow in de checklist en koppel een owner zodat verbeteringen blijven komen.

Automatisering stopt niet bij workflows. Activeer Auto-Debug API voor elke tenant zodat errors (PHP, Node, edge caching) binnen seconden zichtbaar zijn. Koppel deze data aan Grafana dashboards en definieer thresholds (bijvoorbeeld “meer dan 5 errors/minute op tenant X”). Voeg tot slot synthetic monitoring toe via k6 of Checkly zodat pagespeed en Core Web Vitals per tenant meetbaar zijn.

3. Security & compliance

Elke tenant krijgt een eigen Keycloak client, maar policies moeten centraal worden beheerd. Zorg voor standaard password policies, WebAuthn opt-in en SCIM-provisioning zodat HR-systemen automatisch accounts kunnen aanmaken. Voeg contractueel vast dat Sevensa OpenBao gebruikt voor secrets; tijdens audits kun je daarmee aantonen waar encryptie plaatsvindt.

Breng ook third-party scripts in kaart. Veel agencies installeren tracking of marketing pixels zonder governance. In onze checklist staat dat elke script een eigenaar, doel en verlopen-datum moet hebben. Combineer dit met Content Security Policy headers die via Traefik worden ingesteld, zodat je clients zero-trust websecurity krijgen zonder extra werk.

4. Operations & SLA’s

Definieer duidelijke SLA’s per tenant: uptime, responstijd, content deploy time. Gebruik onze observability stack om deze metrics te tonen in een klantportaal. Voeg er runbooks aan toe (rollback stappen, cache flush commands, DNS checks) zodat intern iedereen exact weet wat te doen bij incidenten. Voor agencies met 40+ WordPress-instanties is dit het verschil tussen chaos en voorspelbaarheid.

Plan daarnaast kwartaalreviews waarin je data deelt: welke pagina’s scoren best, waar haken bezoekers af, welke automatiseringen besparen tijd. Dit maakt WPCS geen “hostingplatform” maar een groeipartner. Documenteer de acties die hieruit voortkomen rechtstreeks in de checklist, zodat opvolging ingebakken is.

5. Commercie & groei

Tot slot: borg dat je sales- en marketingteams de WPCS-propositie kunnen verkopen. Werk pitchdecks uit met concrete metrics (uptime, time-to-launch, audit readiness). Integreer de multi-step lead form (zoals op deze site) met WPCS zodat leads automatisch in HubSpot of Pipedrive landen. Voeg per tenant een growth backlog toe – bijvoorbeeld nieuwe microsites, campagne landing pages, of integraties met PSRA/RentGuy – en prioriteer deze elk kwartaal.

Door deze checklist te volgen, ontstaat een herhaalbaar model: elk nieuw bureau kan binnen 72 uur live, met bewezen security, automation en marketing power. Het geeft je team rust én laat klanten zien dat Sevensa enterprise-standaarden hanteert voor elk project.